关于外贸业务员提高工作效率的意见

　　本人一直都非常地羡慕一些外贸高手，一个人做的业务起码是3个人的量，他们同时还要带团队，自己还有家庭，有小孩需要照顾，还能抽出时间到处潇洒娱乐，甚至在网络和线下到处分享自己的经验。

　　不过大多数业务员在一家公司做了三年以后就会发现手头上已经有了海量的客户资源，每天加班加点都有回不完的邮件，还要跟进老客户的订单，有时候还有一些上级安排的非销售的任务，连喝口水的时间都没了，一天忙得焦头烂额地却发现还有很多事情没有做完。我曾今也经历过上述的状态，于是一直在研究如何提高工作的效率，以下是我的一些心得：

　　一、工作计划

　　首先，业务员每天的工作要有明确的计划，不可以像个无头苍蝇一样，每天早上打开电脑愣了半天不知道做什么，想到什么做什么，稀里糊涂的一天就过去了。每天早上起来要静下来想一想今天要做哪些事情，比如有哪些客户的邮件要回，哪些客户的订单需要催款，一定要把这些计划写下来，可以写在笔记本上、电脑文档里或者手机的备忘录，特别重要的事情还可以用一些电脑的软件或者手机软件设置定时提醒。

　　光光把今日事项写下来还不够，最好给每个任务限定时间，比如，我用10分钟的时间和某某客户发报价，用1个小时的时间在网上找供应商，必须要求自己在规定的时间内完成任务，给自己心理上形成紧迫感，这时候你做事情的速度就会比以往快很多。

　　如果发现情况有变，在规定时间内无法完成任务，可以适当延长时间，把其他任务往后推，比如你在skype上和一个客户聊产品细节，聊天的时间就很难控制了，但也要尽量设定一个时限，把复杂的事情尽量地简单化，不能让一个任务占用了你大半天的时间。

　　总而言之，我们要尽量按照原计划来办事，当然，有时候可能会临时遇到其他事情，比如突然有一个新客户要来看厂，你就不得不把计划做调整，计划是可以变的，但是必须有计划。

　　近来，网上有流行一个时间管理四象限的方法，就是把所有任务的性质分为4个等级：重要且紧急，紧急但不重要，重要但不紧急，不重要也不紧急。首当其冲的应该是重要且紧急的事情，比如有个一大客户马上要下单，要求你立马做PI；接着是紧急但不重要的事情，比如一个印度阿三要你立马报价，你觉得他没什么下单的意向，但他又一直催着你；然后是重要但不紧急的事情，如在网上搜索更多客户，学习产品知识，是可以慢慢来的；最后就是不重要也不紧急，多半是你个人的事情，比如下班看新闻，看美剧，体育娱乐项目等。相信大家自己都知道如何判定事情的重要性和紧急程度，这里就不多说了。

　　二、模板工程

　　读书的时候，我们写作文都喜欢直接套用网上的模板，有了模板确实可以节省不少时间，然而这里所说的模板可以牵扯到很多方面。

　　1、阿里巴巴的产品内容模板

　　对于同一个系列的产品，我们可以设置一个模板，每次发相关产品的时候都用这一个模板，把图片、关键词和描述稍作改动即可，阿里巴巴不会判定你重复铺货，你又可以在短时间内发布大量的产品。你可以把一整个的模板保存在word文档上或者用已有的产品发布类似产品，就不需要每发一个新产品都一个一个字地输入。

　　2、邮件模板

　　很多业务员平时已经收集了大量开发信或者邀请函的模板，但是还不够。其实在整个出口业务流程中，我们和客户的很多联系事项都可以做一个模板邮件，比如第一次讯问客户规格参数的邮件，第一次的报价邮件，后续不同时期的跟踪邮件，邀请客户来看厂的邮件，客户下单后催促客户付款、催促客户开立信用证、催促客户出货、装柜和装船的通知、和客户确认提单copy件、提醒客户提货清关，这些事情一般都比较固定且重复，发邮件的时候完全可以采取模板，或者在模板上做一点小小修改。如果大家有用foxmail或者outlook等客户端来发邮件，可以把所有的邮件模板直接保存在邮件签名里，要用什么模板的时候直接点击相应的签名，复制和粘贴的功夫都省去了。

　　3、聊天模板

　　这里不用多说，相信大家平时都爱淘宝吧，网店的客服对于淘客们的种种问题都有回复的模板，比如应付客户的砍价包邮，解答客户售后的问题等都可以用相同的话术。当我们在阿里旺旺或者skype上和客户聊天的时候，也可以用同样的办法来提高效率。

　　三、外贸管理软件

　　其实我不是想说用外贸管理软件来提高工作效率，如果公司有这些软件当然再好不过，像什么富通和孚盟之类的，确实可以省去很多麻烦，尤其是客户信息管理这块。那要是我们没有软件怎么办呢？相信大部分外贸业务员都有两个基本的习惯，一个是制作一份客户信息资料表，记录客户所有的联系方式和每次的来往事宜，另一个就是为每个客户建立一个文件夹，保存所有客户的相关资料。其实外贸管理软件就做到这两个最主要的功能，并把邮件模块也和客户的信息联系在一起。

　　关于客户资料表的模板网上有很多，每个公司都有自己的版本，记录客户信息的模块都非常全面，然而我们还可以给客户资料表添加一些自动的功能，比如我们可以把客户的名字设置为超链接，直接链接到客户的档案文件夹，就不用去硬盘里面慢慢地打卡一个个文件夹。

　　虽然这样刚开始会花比较多时间，可是到了后期我们在翻找客户的资料时就非常省事了。我们在excel中输入客户的邮箱时，邮箱也是以超链接形式的，我们可以设置outlook或者foxmail为默认邮件发送端，当我们点击邮箱地址时，会自动弹出邮件客户端，完全不用我们自己打开邮箱并输入客户的邮箱地址。这样不就把客户信息和邮件联系到了一起吗？很简单吧！外贸软件其实没什么神奇的！

　　用过外贸软件的朋友想必知道软件可以一对一地群发邮件，就是在群发邮件里面可以显示每个客户的名字，而不是dear sir or madam！用outlook同样可以做到这种效果！不过，这里就不详细说明了！以后我会写一篇文章教大家如何巧妙运用电脑本身的系统和办公软件来完胜外贸管理软件！让大家不花一分钱也能轻轻松松管理客户资源。

　　不管大家用什么样的工具来管理庞大的客户信息，一定要坚持那两个最基本的习惯，一收到客户的询盘就立马记录客户的信息，客户发来和我们发给客户的资料都要及时保存到相应的文件夹里，文件夹最要按照国家分类，注明客户的名字和所要的产品，不同类型的文件也要分类存放，比如客户发来的水单，产品图纸，我们发给客户的合同，海运单据都可以各自存放在一个文件夹里，这样当我们过了三至五年还来追溯客户的以前的资料也毫不费力。